Dépôt du DUERP sur le portail numérique

Le portail numérique de dépôt du DUERP est une innovation majeure de la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021. L'article L4121-3-1 prévoit que le DUERP et ses mises à jour font l'objet d'un dépôt dématérialisé sur un portail numérique.

Le décret n° 2022-395 du 18 mars 2022 a précisé les modalités : calendrier progressif, gestion par les organisations patronales représentatives au niveau national et interprofessionnel.

Le portail répond à plusieurs objectifs : assurer la traçabilité des expositions professionnelles sur 40 ans, faciliter l'accès pour les anciens salariés, permettre le contrôle par l'inspection du travail et la CARSAT, et garantir la pérennité des documents au-delà de la vie juridique de l'entreprise.

Le déploiement suit un calendrier progressif défini par le décret du 18 mars 2022.

Depuis le 1er juillet 2023, les entreprises de 150 salariés et plus sont tenues de déposer leur DUERP. Cette première phase concerne environ 10 000 entreprises représentant près de 7 millions de salariés.

L'extension aux entreprises de moins de 150 salariés est prévue par décret, avec un calendrier progressif. Les entreprises non encore soumises doivent néanmoins conserver leur DUERP pendant 40 ans en interne.

Il est fortement recommandé de préparer le dépôt dès maintenant : numériser les DUERP existants, adopter un format PDF/A compatible, se familiariser avec la procédure.

La procédure de dépôt se déroule en cinq étapes.

Étape 1 — Inscription. L'employeur crée un compte avec les informations d'identification (SIRET, dénomination sociale, activité, effectif). Authentification sécurisée par vérification d'identité.

Étape 2 — Préparation du document. Le DUERP doit être au format numérique. Le PDF/A est le format recommandé. Le document doit être complet avec ses annexes (plan d'actions, PAPRIPACT, avis du CSE).

Étape 3 — Téléversement. Sélectionnez le type (DUERP initial, mise à jour annuelle, mise à jour événementielle), indiquez la date et téléversez. Horodatage automatique.

Étape 4 — Validation. Le portail délivre un accusé de réception à conserver.

Étape 5 — Gestion des accès. Informez les personnes habilitées (salariés, CSE, médecin du travail).

Le portail met en œuvre un système de gestion des accès différencié selon les catégories d'utilisateurs, conformément à l'article R4121-4.

Salariés en poste : accès au DUERP en vigueur concernant leur unité de travail. Anciens salariés : accès aux versions correspondant à leur période d'emploi. Membres du CSE : accès étendu au DUERP et à ses annexes. Médecin du travail : accès dans le cadre de ses missions de suivi. Inspection du travail et CARSAT : accès pour contrôle et conseil.

La confidentialité est assurée par : chiffrement des documents, contrôle d'accès par authentification forte, traçabilité de toutes les consultations. Le portail respecte les exigences du RGPD.

L'employeur reste responsable de la mise à jour des habilitations lors des mouvements de personnel.

Voici les conseils issus de l'expérience des premières entreprises soumises à l'obligation.

Format : privilégiez le PDF/A (norme ISO 19005). Évitez les documents scannés de mauvaise qualité. Assurez-vous que les tableaux sont correctement formatés et lisibles.

Contenu : vérifiez que le DUERP est complet et à jour avant le dépôt. Chaque version doit être clairement datée et numérotée.

Organisation : désignez un responsable du dépôt au sein de l'entreprise, formez-le aux fonctionnalités du portail.

Régularité : déposez les mises à jour dans un délai raisonnable. Un décalage important entre réalisation et dépôt pourrait être relevé lors d'un contrôle.

Preuve : conservez systématiquement les accusés de réception, ils constituent la preuve du respect de l'obligation.